¿Qué debe preguntar un colegio antes de contratar una plataforma escolar?
Elegir una plataforma escolar no debería comenzar con una demostración.
Debería comenzar con preguntas.
Cuando una escuela está buscando cambiar de sistema o implementar una nueva plataforma, es normal solicitar demostraciones a diferentes proveedores.
Y durante esas demostraciones es fácil quedar impresionado.
Un sistema muestra calificaciones.
Otro tiene una aplicación muy atractiva.
Otro presume sus reportes.
Otro tiene CRM.
Otro permite realizar pagos en línea.
Todos parecen tener lo necesario.
Pero después de contratar aparecen preguntas que quizá nunca se hicieron durante el proceso de selección.
¿Quién va a migrar nuestra información?
¿Qué pasa si necesitamos hacer algo diferente?
¿Quién nos va a capacitar?
¿Qué sucede cuando tenemos un problema?
¿Podemos integrar la plataforma con otros sistemas?
¿Y qué pasa si nuestra escuela crece?
Por eso, antes de decidir qué plataforma contratar, vale la pena cambiar la pregunta:
No se trata solamente de saber qué puede hacer el sistema. Hay que saber cómo funcionará dentro de nuestra escuela.
Estas son algunas de las preguntas que consideramos más importantes.
1. ¿Qué tan fácil será migrar nuestra información?
Esta es una de las primeras preguntas que debería hacerse una escuela que ya tiene un sistema.
Porque cambiar de plataforma no significa comenzar desde cero.
La institución probablemente tiene años de información:
- alumnos
- padres de familia
- historiales académicos
- grupos
- calificaciones
- pagos
- facturas
- documentos
- adeudos
- información administrativa
Por eso es importante preguntar:
¿Quién realizará la migración?
Pero también:
- ¿Qué información puede migrarse?
- ¿En qué formato debemos entregarla?
- ¿Quién valida que los datos hayan quedado correctamente?
- ¿Cuánto tiempo toma el proceso?
- ¿Qué ocurre con la información histórica?
La migración no debería ser un detalle técnico que se resuelve al final.
Es parte fundamental del proyecto.
2. ¿Quién nos va a acompañar durante la implementación?
Una cosa es comprar un software.
Otra muy diferente es implementarlo correctamente.
Una plataforma puede tener excelentes funcionalidades y aun así convertirse en un problema si nadie acompaña al equipo durante la transición.
Conviene preguntar:
- ¿Existe un equipo de implementación?
- ¿Tenemos una persona de contacto?
- ¿Cómo se organiza la capacitación?
- ¿Qué áreas participan?
- ¿Cuánto dura normalmente la implementación?
- ¿Qué sucede durante el primer ciclo escolar?
Esta última pregunta es especialmente importante.
Porque una cosa es acompañar a la escuela durante la configuración inicial y otra muy diferente es estar disponible cuando el sistema ya está funcionando con alumnos, profesores, padres y personal administrativo.
3. ¿Qué sucede si nuestra escuela trabaja de una manera diferente?
Esta pregunta puede revelar mucho sobre una plataforma.
Las escuelas tienen procesos similares, pero no necesariamente trabajan de la misma manera.
Una institución puede tener:
- diferentes esquemas de colegiaturas
- becas particulares
- procesos especiales de autorización
- varios niveles educativos
- diferentes ciclos escolares
- formatos propios
- reglas específicas de evaluación
- procesos administrativos particulares
Entonces vale la pena preguntar:
¿La plataforma se adapta a nuestra operación o nosotros tendremos que adaptar nuestra operación a la plataforma?
No significa que el sistema tenga que hacer absolutamente todo lo que la escuela imagine.
Pero sí conviene conocer qué tan flexible es y qué posibilidades existen de configuración o adaptación.
4. ¿Qué tan fácil es utilizarla para las personas que realmente trabajan en la escuela?
Durante una demostración normalmente vemos al experto utilizando el sistema.
Pero esa no es necesariamente la experiencia de los usuarios.
Conviene pedir que la demostración se haga desde diferentes perfiles.
Por ejemplo:
Director
¿Qué información puede consultar?
Administración
¿Cómo realiza sus procesos diarios?
Tesorería
¿Cómo controla pagos y adeudos?
Profesor
¿Cómo captura asistencia y calificaciones?
Padre de familia
¿Qué puede consultar?
Alumno
¿Cómo utiliza la plataforma?
Una plataforma escolar no debería evaluarse únicamente desde el punto de vista del administrador.
Tiene que funcionar para toda la comunidad.
5. ¿Qué tan fácil será obtener información para tomar decisiones?
Un director no necesariamente necesita conocer todos los detalles de una base de datos.
Necesita respuestas.
¿Cuántos alumnos tenemos?
¿Cuántos tienen adeudos?
¿Cómo está la cobranza?
¿Cómo va la inscripción?
¿Cuántos prospectos tenemos?
¿Cuál es la tendencia de matrícula?
¿Qué grupos están creciendo?
¿Qué información académica requiere atención?
Por eso no basta con preguntar:
“¿Tiene reportes?”
La pregunta debería ser:
¿Qué información puede obtener un director sin depender de que alguien prepare manualmente un reporte?
La diferencia parece pequeña, pero puede cambiar por completo la utilidad de una plataforma.
6. ¿La plataforma incluye cobranza y pagos o necesitaremos otro sistema?
Para muchas escuelas, esta es una de las áreas más importantes.
No basta con saber si los padres pueden pagar en línea.
Hay que entender todo el proceso.
Por ejemplo:
- generación de cargos
- estados de cuenta
- pagos en línea
- conciliación
- seguimiento de adeudos
- descuentos
- becas
- recargos
- facturación
- notificaciones
También es importante preguntar con qué proveedores de pago trabaja la plataforma y cómo se refleja una transacción dentro del sistema.
Porque si un padre realiza un pago y posteriormente alguien tiene que capturarlo manualmente, buena parte de la automatización desaparece.
7. ¿Necesitamos un CRM además de la plataforma escolar?
Esta pregunta se ha vuelto cada vez más importante.
La relación con una familia puede comenzar mucho antes de que exista un alumno.
Primero puede haber:
Prospecto → solicitud de información → seguimiento → visita → entrevista → inscripción
Y posteriormente:
Alumno → pagos → actividades → comunicación → egreso
Si el CRM y el sistema escolar son independientes, hay que preguntar cómo se conectarán.
¿La información se duplica?
¿Se transfiere automáticamente?
¿Se conserva el historial?
¿Quién administra cada parte?
Algunas plataformas especializadas en admisiones, como los CRM educativos, resuelven muy bien el proceso comercial.
Otras plataformas escolares han incorporado herramientas de CRM para intentar mantener conectado todo el ciclo.
No existe una única respuesta correcta.
Lo importante es conocer qué arquitectura tecnológica tendrá la institución después de contratar.
8. ¿Qué pasa si tenemos varios planteles?
Esta pregunta puede parecer innecesaria para una escuela con un solo campus.
Hasta que la institución crece.
Si existe la posibilidad de abrir nuevos planteles o si forma parte de un grupo educativo, conviene preguntar desde el principio:
- ¿Puede manejar múltiples planteles?
- ¿Existe información centralizada?
- ¿Cada campus puede tener sus propios permisos?
- ¿La dirección general puede consultar información consolidada?
- ¿Cómo se administran catálogos y configuraciones?
- ¿Se pueden compartir ciertos procesos?
Una plataforma puede funcionar perfectamente para una escuela individual y presentar dificultades cuando la organización comienza a crecer.
9. ¿Qué tan conectada está con otras herramientas?
Es prácticamente imposible que una escuela moderna utilice una sola herramienta para todo.
Puede necesitar conectarse con:
- sistemas contables
- bancos
- plataformas de pago
- facturación
- correo electrónico
- servicios de mensajería
- sitios web
- aplicaciones móviles
- sistemas biométricos
- herramientas de análisis
Por eso conviene preguntar:
¿Qué integraciones existen actualmente y qué posibilidades hay para desarrollar nuevas integraciones?
También hay que preguntar quién se encarga de ellas.
¿La escuela?
¿El proveedor?
¿Un tercero?
Esto puede tener un impacto importante en el costo y en el tiempo de implementación.
10. ¿Qué tan dependientes seremos del proveedor?
Esta es una pregunta que pocas veces aparece durante una demostración, pero debería.
¿Qué sucede si la persona que actualmente administra el sistema deja la escuela?
¿Otra persona puede aprenderlo?
¿Existen diferentes niveles de permisos?
¿Hay documentación?
¿La información puede exportarse?
¿La institución puede obtener sus datos?
Una buena plataforma debería reducir la dependencia de una sola persona.
El conocimiento de cómo funciona la escuela debe permanecer en la institución y no únicamente en quien aprendió a utilizar el software.
11. ¿Qué incluye realmente el precio?
Aquí conviene mirar más allá de la mensualidad.
Una plataforma puede tener un precio atractivo y terminar siendo considerablemente más costosa cuando se agregan:
- implementación
- migración
- capacitación
- módulos adicionales
- usuarios
- aplicaciones
- integraciones
- personalizaciones
- soporte
Por eso una pregunta muy sencilla puede evitar sorpresas:
¿Cuál será el costo total durante el primer año y cuál será el costo recurrente posteriormente?
No solamente:
“¿Cuánto cuesta la plataforma?”
12. ¿Qué ocurre cuando necesitamos ayuda?
Esta pregunta puede parecer secundaria durante la compra.
Después de contratarla, deja de serlo.
Pregunte:
- ¿Cómo se solicita soporte?
- ¿Por correo?
- ¿Por teléfono?
- ¿Por chat?
- ¿Existe un sistema de tickets?
- ¿Cuál es el horario?
- ¿Qué tipo de problemas atiende soporte?
- ¿Existe acompañamiento para los administradores?
- ¿Hay capacitación adicional?
Y, sobre todo:
¿Quién estará del otro lado cuando la escuela tenga un problema importante?
La respuesta puede decir mucho más sobre un proveedor que una larga lista de funcionalidades.
13. ¿Qué tan segura está nuestra información?
La información escolar no es cualquier información.
Una plataforma puede almacenar datos académicos, administrativos, financieros y personales de una comunidad completa.
Por eso conviene preguntar:
- ¿Dónde está alojada la información?
- ¿Cómo se realizan los respaldos?
- ¿Qué medidas de seguridad existen?
- ¿Cómo se manejan los permisos?
- ¿Existe control de accesos?
- ¿Cómo se protege la información durante la transmisión?
- ¿Qué sucede ante una eventualidad técnica?
No es necesario convertirse en especialista en infraestructura.
Pero sí es responsabilidad de la institución conocer cómo se protege uno de sus activos más importantes:
su información.
14. ¿Qué tan preparada está la plataforma para el futuro?
Quizá esta sea la pregunta más difícil.
Porque nadie sabe exactamente cómo será una escuela dentro de cinco años.
Pero sí podemos preguntarnos:
¿La institución crecerá?
¿Abrirá nuevos niveles?
¿Tendrá más alumnos?
¿Necesitará nuevas integraciones?
¿Querrá automatizar más procesos?
¿Necesitará mejores reportes?
¿Utilizará inteligencia artificial?
La plataforma que hoy funciona correctamente puede quedarse corta si no tiene capacidad de evolucionar.
Por eso no solamente hay que preguntar:
“¿Qué hace actualmente?”
También:
“¿Cómo ha evolucionado la plataforma y qué posibilidades tiene de seguir evolucionando?”
Una buena demostración debería responder estas preguntas
Después de todas estas preguntas, hay algo que vale la pena cambiar en la manera de evaluar proveedores.
No solicites únicamente:
“Enséñame la plataforma.”
Solicita algo más específico.
Por ejemplo:
“Quiero que me enseñen cómo sería el recorrido de un alumno desde que es prospecto hasta que termina su ciclo escolar.”
Eso obliga a mostrar cómo se conectan diferentes áreas.
También puedes pedir:
“Muéstrame cómo un director obtendría información sobre matrícula, cobranza y operación.”
O:
“Muéstrame qué sucede cuando necesitamos hacer algo que no está contemplado en el proceso estándar.”
Estas preguntas permiten conocer mucho mejor una plataforma.
La plataforma perfecta no existe
Después de comparar diferentes sistemas, probablemente llegaremos a una conclusión:
ninguna plataforma es perfecta para todas las escuelas.
Y tampoco debería serlo.
Cada institución tiene una historia, una estructura y una manera particular de trabajar.
La decisión correcta no necesariamente será contratar la plataforma que tenga más módulos.
Tampoco la más barata.
Ni la que tenga la aplicación más llamativa.
Puede ser la que consiga algo mucho más importante:
hacer que la tecnología se adapte razonablemente bien a la forma en que la institución necesita trabajar.
¿Y qué pasa con el acompañamiento?
Esta es una de las cosas que fácilmente se pierden cuando una escuela compara solamente características.
Dos plataformas pueden tener una funcionalidad aparentemente idéntica.
Pero la experiencia de implementación puede ser completamente diferente.
Una escuela puede recibir el acceso y una serie de manuales.
Otra puede trabajar acompañada durante la migración, configuración, capacitación y puesta en marcha.
La diferencia se vuelve evidente cuando llegan los primeros problemas reales.
Por eso, además de preguntar:
“¿Qué hace la plataforma?”
conviene preguntar:
“¿Cómo nos van a ayudar a implementarla?”
Una plataforma debe resolver problemas, no solamente acumular funciones
Esta probablemente sea la idea más importante de todo este artículo.
Durante una demostración es fácil emocionarse con una lista de funcionalidades.
Pero al final del día, el director no compra:
- 40 módulos
- 200 pantallas
- 15 reportes
Compra una solución a problemas.
Quiere que la administración pierda menos tiempo.
Que la cobranza funcione mejor.
Que los padres tengan información a la mano.
Que los profesores puedan trabajar con facilidad.
Que la dirección tenga información para decidir.
Que los prospectos no se pierdan.
Y que toda la institución tenga una operación más conectada.
¿Dónde entra DVcore Escolar?
DVcore Escolar es un ejemplo interesante de un enfoque que busca ir más allá del control académico tradicional.
Además de los procesos relacionados con alumnos, calificaciones, grupos y administración escolar, la plataforma integra herramientas para áreas como cobranza, pagos, facturación, comunicación, aplicaciones móviles, CRM y admisiones.
Eso permite que una institución evalúe algo más que una lista de módulos:
qué procesos puede mantener conectados dentro de una misma plataforma.
Pero incluso en este caso, la recomendación debería ser la misma:
no contratar una plataforma solamente por lo que dice una página web.
Hay que verla.
Probarla.
Hacer preguntas.
Recorrer los procesos reales de la escuela.
Y hablar con quienes serán responsables de utilizarla todos los días.
Antes de firmar, haz esta última prueba
Imagina que mañana comienzas el siguiente ciclo escolar.
¿Qué tendría que suceder?
Un prospecto solicita información.
Se registra.
El área de admisiones le da seguimiento.
La familia se inscribe.
Se genera su información administrativa.
Se asigna al grupo.
Comienzan las clases.
Se generan cargos.
Se realizan pagos.
Los profesores registran asistencia y calificaciones.
Los padres reciben comunicaciones.
La dirección consulta indicadores.
Y eventualmente ese alumno termina su ciclo escolar.
Ahora hazte una pregunta:
¿Puede la plataforma acompañar todo ese recorrido o tendremos que saltar entre diferentes sistemas?
La respuesta puede ayudarte mucho más a elegir que una lista de funcionalidades.
Conclusión
Contratar una plataforma escolar es una decisión tecnológica, pero también es una decisión operativa.
Puede cambiar la manera en que trabajan los administrativos, los profesores, los directivos y las familias durante muchos años.
Por eso vale la pena dedicar tiempo a preguntar.
No solamente:
¿Qué tiene?
Sino:
¿Cómo funciona?
¿Cómo se implementa?
¿Cómo se adapta?
¿Cómo crece?
¿Cómo se integra?
¿Quién nos acompaña?
Y quizá la pregunta más importante:
¿Esta plataforma realmente puede ayudarnos a trabajar mejor?
Una buena demostración puede enseñarte todo lo que un sistema puede hacer.
Una buena evaluación debería ayudarte a descubrir cómo funcionará realmente dentro de tu escuela.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo preguntar antes de contratar una plataforma escolar?
Conviene preguntar sobre implementación, migración de información, facilidad de uso, soporte, seguridad, integraciones, costos, personalización, crecimiento y las funcionalidades que realmente necesita la institución.
¿Qué debo revisar durante una demostración de un sistema escolar?
Además de las funcionalidades, es recomendable pedir que se muestren procesos completos desde diferentes perfiles: director, administración, tesorería, profesor, padre de familia y alumno.
¿Es importante la migración de información al cambiar de plataforma?
Sí. Una institución puede tener años de información académica, administrativa y financiera. Es importante conocer qué datos pueden migrarse, quién realizará el proceso y cómo se validará la información.
¿Una plataforma escolar debe incluir un CRM?
No necesariamente. Depende de las necesidades de la institución. Si el colegio tiene un proceso importante de admisiones y seguimiento de prospectos, puede ser conveniente contar con un CRM independiente o integrado dentro de la plataforma escolar.
¿Qué tan importante es el soporte después de contratar?
Es fundamental. La implementación no termina cuando se activa la cuenta. Durante el uso cotidiano pueden surgir dudas, necesidades de configuración y situaciones que requieren acompañamiento.
¿Es mejor una plataforma escolar con muchas funciones?
No necesariamente. Una plataforma con muchas funciones no siempre será la mejor opción. Lo importante es que resuelva los problemas reales de la institución y pueda adaptarse a su crecimiento.
¿Cuánto cuesta realmente una plataforma escolar?
El costo depende del proveedor, número de alumnos, módulos, usuarios, implementación, capacitación, integraciones y otros factores. Por eso conviene comparar el costo total y no únicamente la mensualidad.
¿Estás evaluando cambiar de plataforma escolar?
Antes de tomar una decisión, vale la pena hacer una lista de los procesos que actualmente funcionan bien, los que generan problemas y aquellos que te gustaría mejorar.
Después compara las plataformas a partir de esa realidad.
Una buena decisión no siempre consiste en encontrar el sistema con más funcionalidades, sino en encontrar el que mejor pueda acompañar la operación y el crecimiento de tu institución.
Si quieres conocer cómo funciona DVcore Escolar, puedes solicitar una demostración y recorrer la plataforma desde la perspectiva de tu propia institución.
